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¿Cómo mantener el control de tus operaciones desde tu casa?

Los mercados bursátiles están cayendo, algunas cadenas de suministro están siendo interrumpidas y, en medio de todo, muchas pequeñas y medianas empresas están pidiendo a más empleados que trabajen desde sus hogares a medida que el brote de coronavirus continúa extendiéndose. La pandemia está redefiniendo la forma en que los equipos se comunican y trabajan. En la actualidad, el trabajo remoto se ha convertido en la norma para la mayoría de las empresas, lo que también plantea nuevos desafíos, como mantener el control de todos los procesos y mantener la eficiencia operativa de las organizaciones.

Sin embargo, en este momento, el trabajo remoto no es una opción o un privilegio; se ha convertido en la norma en la mayoría de las organizaciones después de que la Organización Mundial de la Salud (OMS) anunció que el COVID-19 alcanzó el estado de pandemia e instó a las autoridades a intervenir para evitar la propagación del virus. En las circunstancias actuales, las empresas deben mantener sus niveles de productividad y los trabajadores no deben sentirse desconectados o perdidos.

Aquí hemos enumerado algunos consejos para cualquiera que busque mejorar la eficiencia operativa de sus empresas mientras sus empleados trabajan desde su casa.

Invierte en tecnología

Para trabajar desde casa, es necesario tener una conexión robusta para hacer el tipo de trabajo que se espera. Algunas compañías también pueden necesitar almacenamiento en la nube, redes Wi-Fi seguras o herramientas de colaboración y programas de comunicaciones internas como Zoom para videoconferencias, Slack o Microsoft Teams para chats grupales o Trello para la gestión de proyectos. La tecnología de teleconferencia y teletrabajo se ha convertido en una necesidad vital para las empresas que trabajan con equipos remotos. Una de las tecnologías más útiles para el trabajo remoto es la videoconferencia, ya que ayuda a los trabajadores a comunicarse en tiempo real.

Mantener tecnologías actualizadas es esencial para que el trabajo de una organización siga siendo eficiente y relevante mientras adopta el trabajo remoto. Sin embargo, solo tener la tecnología adecuada no es suficiente; es necesario que esta sea actualizada y mejorada regularmente. De lo contrario, las herramientas y los recursos se vuelven obsoletos.

Comunícate a menudo con tu personal

Una de las cosas esenciales para mantener un control efectivo de las operaciones de tu empresa es comunicarse con tu equipo. Para empezar, debes establecer reuniones virtuales periódicas con todos los miembros de la empresa, que son cruciales para mantener a todos en la misma página para que puedan comprender los valores esenciales de la empresa. Para los miembros del equipo, también es importante comunicarse diariamente con sus compañeros de trabajo, ya que los trabajadores remotos pueden sentirse desconectados. Los controles frecuentes con trabajadores remotos son excelentes maneras de ayudarlos a superar los desafíos que conlleva el trabajo remoto. También es fundamental brindar a los empleados la oportunidad de compartir sus dudas y preocupaciones. Para evitar cualquier malentendido, lo primero que debes hacer es asegurarte de que todos los miembros del equipo y departamentos tengan líneas abiertas de comunicación entre ellos. También debes asegurarte de que tu equipo tenga acceso continuo a información relevante. Compartir una base de datos podría ser la forma correcta de garantizar que todos trabajen con la misma información para tomar decisiones precisas y oportunas.

Elige las herramientas de comunicación adecuadas

Las innovaciones tecnológicas pueden simplificar y mejorar la comunicación remota y la colaboración del equipo y proporcionar a los miembros del equipo la oportunidad de participar como parte del equipo para alcanzar objetivos colectivos. Aquí, es esencial facilitar a tus empleados mantenerse al día con las últimas actualizaciones de la compañía y que puedan encontrar todos los materiales e información que necesitan para trabajar de manera eficiente por su cuenta o como parte de un equipo.

Implementa una política de trabajo desde casa

Una política de trabajo desde el hogar es un acuerdo entre el empleador y el empleado que define las responsabilidades y expectativas de los empleados que trabajan desde el hogar. También puede definir quién es elegible para trabajar desde casa, cómo solicitar trabajar desde casa y el proceso de evaluación y aprobación. Durante el trabajo obligatorio de crisis domésticas como COVID-19), estas políticas aseguran a los empleados cómo hacer su trabajo para mantenerse productivos. Incluso si su organización admite la flexibilidad, tener algunas reglas podría ayudar a los empleados a sentirse parte de su cultura organizacional.

Programa las tareas

Una agenda clara mantendrá informados a tus empleados sobre las tareas más urgentes y los trabajo que deben realizar tanto individualmente o como parte de un equipo. Mantener un cronograma te asegurará de que todos tus procesos estén a tiempo y que se atiendan las necesidades de tus clientes. La programación también es necesaria para pronosticar recursos para que puedas asignarlos a las tareas más urgentes.

Obtén datos en tiempo real

El uso de modelos avanzados de análisis de datos en tiempo real abre un mundo de posibilidades para mejorar sus procesos de producción. La supervisión de procesos en tiempo real proporciona un gran nivel de confianza en el rendimiento de su equipo y puede ayudar a mejorar la calidad de su producción. Cuando tienen acceso a información en tiempo real, a través de una dashboards, gerentes y empleados pueden ver inmediatamente lo que está sucediendo y qué cambios y mejoras deben hacerse. También pueden identificar cuellos de botella, demoras y obtener información relevante para compararla con los estándares y las expectativas.

Haz informes diarios

Un informe diario puede mostrar las tareas actuales de la empresa y, en cierta medida, el impacto de los eventos recientes. Es una forma efectiva de monitorear tareas, revisar datos y evitar errores de comunicación y sorpresas desagradables. Lo más importante de tener un informe diario del estado de diversos proyectos es asegurarse de que cada miembro del equipo trabaje según lo planeado.

Realiza un seguimiento de la atención al cliente

Tus clientes son el corazón de su negocio. Para asegurarse de que tu equipo realice una buena y efectiva atención a los clientes mientras trabajan desde casa, es ideal usar un software que permita a tus empleados fortalecer su relación con sus clientes. Sin embargo, esto significa automatizar el proceso. De hecho, es recomendable usar un software que mejore su relación con sus clientes sin automatizar todo el proceso, ya que la automatización puede frustrar a algunos de sus clientes. La mejor manera de mejorar la satisfacción del cliente es comunicarse con sus clientes de manera regular y realizar un seguimiento del soporte brindado.

Usa formularios móviles

Esto te permite pasar menos tiempo monitoreando a tu equipo, administrando clientes y más tiempo mejorando tus productos y operaciones comerciales. Los gerentes a menudo necesitan elaborar informes diarios o semanales para enviar actualizaciones a su equipo, clientes y otras partes interesadas. Los equipos que utilizan formularios en dispositivos móviles tienen acceso a esa información antes y pueden proporcionar actualizaciones más frecuentes y precisas.

Proporcionar acceso a dispositivos móviles.

Hoy, trabajar desde casa es más fácil que nunca; todo lo que necesitas es un dispositivo móvil. Las aplicaciones para teléfonos inteligentes permiten a los empleados trabajar de forma remota con la misma funcionalidad en sus dispositivos. Sin embargo, debes asegurarte de que su equipo tenga acceso a Internet y a su sistema de gestión en todo momento. También podrían necesitar aplicaciones de productividad empresarial. Si no gestionas adecuadamente a las personas, dispositivos, datos y redes que participan en una implementación de acceso remoto, puedes poner en riesgo tu negocio.

Empodera a tus empleados remotos

Los trabajadores remotos quieren ser parte de la toma de decisiones en las empresas para las que trabajan. Por lo tanto, los empleadores deben capacitarlos para tomar sus propias decisiones, comunicarse y poner en práctica nuevas ideas. Según una investigación sobre el empoderamiento de los empleados, los empleados que sintieron un bajo nivel de empoderamiento fueron calificados con compromiso en el percentil 24. Por otro lado, aquellos con un alto nivel de empoderamiento estaban en el percentil 79. Por lo tanto, el empoderamiento es un factor que tiene un impacto positivo en el desempeño de los trabajadores.

Revisa tecnologías constantemente

La tecnología evoluciona continuamente y los requisitos de tu negocio cambian constantemente. El equipo y el software de tu organización deben reevaluarse con mucha frecuencia para garantizar que las soluciones de TI se alineen correctamente con los objetivos y requisitos de su organización. Todos los años o, dependiendo de qué tan rápido crezca su empresa, debería analizar y discutir con un consultor o proveedor de TI lo que tu organización necesita, en términos de tecnología, para mantenerse competitiva y eficiente. Constantemente necesitas actualizar su sistema, simplificar algunos procesos, estandarizar procedimientos e implementar Business Intelligence y herramientas digitales para mantenerse al día con los últimos desarrollos y requisitos. El desarrollo de un plan tecnológico puede ayudarte a saber que necesitas para mantener alta su productividad.

Define objetivos para los trabajadores remotos

Según una investigación, el 39% de las personas que trabajan desde casa completan sus tareas más rápido que las de los lugares de trabajo fijos. Para poder tener éxito, los empleadores deben establecer objetivos claros y medibles para sus empleados remotos. Cuando los trabajadores trabajan desde casa, la comunicación puede ser más difícil y muchas cosas pueden surgir malos entendidos. Por esa razón, es importante ser claro acerca de los objetivos, deberes y responsabilidades de todos y de cada uno.

Mejora la colaboración

La colaboración en equipo es uno de los principales factores para aumentar la productividad. Por lo tanto, muchas organizaciones están tratando de mejorar la forma en que los equipos remotos trabajan juntos. La colaboración en equipo y las herramientas que las facilitan son la mejor manera de eliminar malentendidos y errores. Para mantener a tus empleados remotos comprometidos, además debes agregar algo de diversión.

 

En este artículo, hemos resumido algunos consejos para seguir trabajando eficazmente con tus empleados y mantener el control de sus operaciones comerciales durante la pandemia. En tiempos de crisis, es fundamental saber cómo coordinar los esfuerzos de los empleados y la colaboración entre departamentos para mantener la productividad del equipo mientras los empleados se encuentran dispersos en múltiples zonas. Algunos analistas dicen que trabajar desde casa es solo una medida temporal, mientras que otros afirman que esta experiencia está redefiniendo el futuro del trabajo. Solo el tiempo nos mostrará quién tiene razón.

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