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¿Cómo la tecnología puede ayudar a las PYMES a mantenerse a flote?

Nuestras sociedades se han transformado durante esta pandemia. Hemos sido testeados en una variedad de formas todos los días y hemos tenido que adaptarnos a nuevas rutinas de trabajo y aprendizaje. Algunos negocios no han podido hacer frente a la crisis y han cerrado sus puertas. Algunos de nosotros hemos perdido nuestros empleos; otros estamos tratando de aprender nuevas habilidades para volver al mercado laboral después de la crisis y una gran cantidad de empresas están tratando de reinventarse para poder sobrevivir.

Dadas sus características, las PYME son especialmente vulnerables a la crisis económicas y, sin embargo, ellas son un pilar clave para la economía de cualquier país. Es esencial que las pequeñas empresas de todo el mundo encuentren la manera de sobrellevar la crisis provocada por la pandemia, ya que son vitales para la economía de cada nación, por lo tanto, su supervivencia o caída puede afectarnos a todos, particularmente en estos tiempos inciertos.

En cierta forma, la crisis actual está acelerando la transformación digital, pero también tiene el potencial de acelerar la brecha digital por lo que es esencial acercar la tecnología a las pequeñas empresas, ya puede ayudarlos a capear el temporal y mantenerse a flote. En general, las tecnologías digitales serían muy importantes para la mayoría de las industrias no solo para sobrevivir, sino también para prosperar.

¿Son las soluciones digitales la respuesta para enfrentar la crisis?

Cualquier negocio enfocado en proporcionar intercambio de bienes y servicios entre personas sin interacción física prosperará. Un ejemplo de estas empresas son Cisco, que proporcionan infraestructura física para la creación de redes. Otras compañías que han prosperado durante esta crisis son Zoom que promueven el trabajo en grupo remoto. Los minoristas en línea también gozando de un período de prosperidad. Amazon, ha visto un aumento del 44% en el precio de las acciones desde el mínimo del 12 de marzo, y actualmente está contratando a 175,000 empleados adicionales para trabajar en centros de distribución. Algunos dirán que se trata de empresas grandes y bien posicionadas, pero muchos grandes fabricantes están quebrando mientras que algunas empresas locales pequeñas han encontrado el camino para capear el temporal. Por ejemplo, muchos restaurantes pequeños se están reinventando, enfocándose en la entrega a domicilio. Las características comunes entre las empresas que están teniendo éxito durante estos tiempos difíciles son la capacidad de adaptarse a los nuevos requerimientos y necesidades de los consumidores y la disposición a adoptar la tecnología para mejorar la producción y servicios. Para superar esta crisis, las empresas deben reaccionar rápídamente.

Actualmente, existen tecnologías que no solo les permiten llevar a cabo sus procesos productivos y comerciales, sino que también les permiten mejorarlos. Aquí tenemos algunos ejemplos sobre cómo la tecnología puede ayudar a las empresas a atravesar esta crisis pandémica de manera exitosa.

Digitalización

A raíz de la pandemia de COVID-19, volverse digital ya no es solo un lujo sino que es una necesidad vital. El primer paso para digitalizarse es tener el sitio web de tu empresa, donde los clientes potenciales puedan revisar los productos y servicios que ofreces. Luego, puedes empezar a promocionar tu negocio en motores de búsqueda y en plataformas de redes sociales. En todo caso, la transformación digital no se trata solo de tener presencia digital; es la integración e implementación de la tecnología digital en todas las áreas de un negocio. El diccionario dice que el concepto transformación digital se refiere a los cambios asociados a la aplicación de tecnología digital en todos los aspectos de la sociedad humana. En palabras simples, a nivel comercial tendrás que cambiar la forma en que tu compañía opera y entrega valor a los clientes. No se trata solo un cambio cosmético; es un cambio cultural que requiere que las organizaciones desafíen continuamente el statu quo, experimenten y no tengan miedo al fracaso. En la actualidad, puedes encontrar una amplia gama de soluciones, como herramientas de colaboración virtual y reuniones virtuales que pueden respaldar y acelerar el desarrollo de tu negocio.

Uso de aplicaciones digitales

Muchas empresas y servicios han seguido abiertos durante COVID-19 mediante la adopción de nuevas reglas y tecnología de distanciamiento físico para mantener su negocio en funcionamiento y preservar la seguridad de sus empleados. Durante la pandemia, hemos visto un aumento en el uso de servicios en línea, como la firma digital o las identificaciones digitales, no solo para comprar bienes o servicios sino también para conectarse con organizaciones sociales, hospitales y para solicitar beneficios sociales. La capacidad de proporcionar servicios personalizados y digitales se está transformando en una característica esencial. Antes del COVID-19, este tipo de aplicaciones digitales era atractivos; ahora son necesarios. Para muchas organizaciones, estas aplicaciones permiten proporcionar un servicio de buena calidad al tiempo que reducen las visitas físicas a las sucursales yayudar a disminuir la propagación del virus.

Tecnología para adaptarse al confinamiento

Para las fábricas y las empresas, el confinamiento y los cierren temporales acarrean muchas complicaciones y pueden provocar grandes pérdidas. Las fábricas que digitalizan sus cadenas de suministro y sus procesos de producción están mejor preparadas para enfrentar crisis y cualquier tipo de eventos inesperados, como la pandemia del coronavirus. La instalación de sensores para monitorear toda la cadena de suministro puede permitir a las fábricas planificar y optimizar sus metas de producción. Dado que la mayoría de las personas deben permanecer en el interior, los vehículos automáticos guiados y los drones pueden ayudar a mover elementos alrededor del piso de una fábrica. Otros desarrollos tecnológicos como la realidad aumentada (AR) pueden ayudar a reducir la cantidad de trabajadores necesarios dentro de una fábrica.

Monitoreo del trabajo remoto

Las empresas de todo el mundo han cambiado a un modelo de trabajo desde el hogar debido al brote de coronavirus y los empleadores han debido implementar souluciones efectivas para controlar el progreso de sus trabajadores. Muchas de las herramientas han sido diseñadas para proporcionar a los empleadores información sobre los procesos de producción y otros aspectos de la organización. Para muchos empleadores, el seguimiento del tiempo es fundamental para determinar cuán productivos son los empleados cuando trabajan de forma remota, mientras que otros prefieren centrarse en la productividad. Las empresas pueden maximizar la capacidad de sus empleados para trabajar de forma remota con el uso de tecnología y softwares adecuados.Sin embargo, esta información debe estar disponibles tanto para el gerente como para el empleado a fin de obtener resultados óptimos.

Tecnología de la información y las comunicaciones (TIC)

La tecnología ha mejorado continuamente las formas de comunicación. Durante esta pandemia, la tecnología ha ayudado y continúa ayudando a las personas a comunicarse virtualmente, independientemente de su ubicación. Los medio de comunicación digitales se han convertido en una herramienta esencial para las empresas que necesitan seguir trabajando. Tener la tecnología adecuada implementada dentro de una organización es fundamental para mantener una comunicación fluída y eficiente cuando el distanciamiento social es obligatorio.

Optimización de relaciones entre todos los actores involucrados

Si necesitas hacer un contrato a distancia o comunicarte y hacer negocios con empresas distantes geogr´ficamente, las soluciones digitales como los contratos electrónicos pueden ser la respuesta. Estas herramientas ayudan a mejorar las relaciones entre clientes, proveedores, trabajadores y entre todos los actores de los diferentes sectores económicos. Además permiten llevar a cabo de forma remota cualquiera de los procesos antes mencionados y resolver las necesidades de contratación de la mejor manera con la tecnología más avanzada en todo el mundo. Sin importar de que industria se trate, esta herramienta reducirá los costos operativos en la contratación ya que no requiere movilización entre diferentes ciudades o países. También reducirá el tiempo perdido y te permitirá dedicar más horas a otras tareas urgentes y demandantes.

Hiperconectividad

Este término fue creado por científicos sociales y se refiere al uso de múltiples medios de comunicación, como correo electrónico, mensajería instantánea, teléfono, contacto cara a cara y una amplia gama de servicios de información y comunicación. Si aplicamos este concepto a los negocios, podríamos decir que es la conexión total entre todas las áreas involucradas, tales como empleados, clientes, proveedores (y cualquiera que participe en alguna forma de relación con ellos) para lograr, en el mundo virtual, la comunicación y coordinación que siempre han tenido en el mundo físico. La hiperconectividad facilita la disponibilidad de información en cualquier dispositivo, que se puede compartir fácilmente entre los miembros del equipo, socios, proveedores y clientes. Además, ayuda a las organizaciones a ser más ágiles porque los nuevos miembros del equipo tienen acceso instantáneo a la plataforma sin necesidad de contar con conocimientos o habilidades técnicas.

Optimización del flujo de trabajo

Aprender a racionalizar los procesos productivos y laborales es indispensable para mejorar el rendimiento general del negocio. La tecnología ahora ofrece un software de flujo de trabajo que permite a las empresas reestructurar y digitalizar las tareas repetitivas  como el procesamiento de órdenes de trabajo o los procedimientos de cuentas por pagar. Estas herramientas brindan la capacidad de mantener operaciones normales en condiciones más complicadas que las normales. Con las copias de seguridad de datos y los sistemas de recuperación, incluso puedes seguir trabajando ante cualquier eventualidad.

Mayor productividad

La tecnología también puede ayudar a mejorar la productividad al eliminar las tareas que requieren mucho tiempo. Por ejemplo, el software de gestión de documentos elimina la necesidad de entrada de datos, archivo y recuperación manual de información. Hay una gran cantidad de herramientas tecnológicas y software que permite mejorar los procesos productivos y el flujo de trabajo. Por ejemplo, el software de monitoreo del tiempo permite a los empleados realizar un seguimiento de las horas trabajadas, kilometraje y gastos, usando una sola aplicación. Estas soluciones de monitoreo mantienen la información crítica en un solo lugar, lo que ayuda a los gerentes, empleados y clientes a estar bien informados, ser productivos y cumplir los compromisos previamente establecidos.

Optimización de la gestión de datos

El volumen de datos que estamos creando está en constante expansión. Cada consumidor que realiza una búsqueda, completa una compra, visita nuestro sitio web o comenta en nuestra publicación, agrega un dato a este vasto océano de información. Como todos sabemos, esta información es un valioso activo si sabemos cómo usarla y como extraer lo que es relevante para el óptimo funcionamiento de nuestro negocio. En los últimos años, el volumen de datos ha aumentado mucho más rápidamente que la capacidad de la mayoría de las empresas para procesarlos. La tecnología puede ayudarnos a mantener nuestra información organizada e indexada. Hoy existen muchas aplicaciones que nos pueden ayudar a organizar y a procesar datos relevantes que nos permitirán tomar decisiones informadas a partir de análisis, estudios e investigaciones exhaustivas. Sin la recopilación y el análisis de datos, las empresas seguirán utilizando métodos obsoletos para tomar sus decisiones.

 

Hay millones de pequeñas empresas enfrentando la contingencia del COVID-19 que amenaza su continuidad. Sin duda son tiempos muy desafiantes; sin embargo, hay algunas herramientas disponibles que pueden ayudarlas a minimizar el impacto de esta crisis. Muchas de esas tecnologías ya existían; los pequeños empresarios solo tienes que aprender a usarlas de manera efectiva para su beneficio y el de los trabajadores que dependen de ellos.

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